Perubahan dan perkembangan organisasi mempengaruhi pengelolaan arsip baik dari proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan maupun penyusutan arsip. Semakin besar suatu organisasi maka semakin lama waktu yang dibutuhkan dalam proses pengelolaan arsip sehingga berpengaruh terhadap penyelenggaraan pelayanan publik.
Untuk menciptakan pengelolaan arsip yang efektif, efisien dan sistematis dan dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini maka diperlukan suatu sistem komputerisasi pada pengelolaan arsip (berbasis elektronik).
Beberapa manfaat pengelolaan arsip berbasis elektronik yaitu memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi sehingga menjamin tertib administrasi, menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya, menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking) dan monitoring; dan Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat.
Meski begitu, masih banyak pihak/organisasi yang menggunakan sistem konvensional (manual) dalam pengelolaan arsip seperti kartu kendali atau buku agenda surat masuk dan keluar dan belum menggunakan aplikasi-aplikasi tersebut dikarenakan beberapa hal.
Salah satu cara mudah dalam mengelola arsip/surat secara elektronik adalah dengan menggunakan Ms. Excel. File pengelolaan surat (misalnya Agenda Surat Masuk dan Keluar) dibuat dalam format excel seperti biasa, berupa beberapa kolom dan baris, yang kemudian akan di-sharing sehingga dapat dibuka dan diedit meskipun dari komputer yang berbeda. Dengan begitu, proses pengelolaan surat menjadi efektif, efisien dan sistematis bagi seluruh bagian di dalam organisasi karena dapat dikerjakan dari beberapa komputer yang berbeda (sesuai fungsi bagian/unit). Berikut adalah cara men-sharing file antar komputer yaitu:
1. (Pada komputer yang dijadikan server) Klik kanan pada File yang akan di-Sharing (File berada pada Folder sendiri), pilih Share with, lalu pilih Specific people.
2. Klik tanda panah ke bawah, pilih Everyone, pilih Add, pilih Share
3. Setelah Share, klik tanda panah ke bawah pada Name Everyone tadi, pilih Read/Write, lalu pilih Share
4. Kemudian muncul kolom seperti di bawah ini, pilih Next
5. Setelah itu, akan muncul kolom yang berarti file sudah di-sharing (Your file is Share) seperti di bawah ini, lalu pilih Done
6. Selanjutnya (dilakukan pada komputer lain yang digunakan untuk melihat/mengedit File dari komputer server), Pilih Start, ketik Run, lalu Enter
7. Ketik IP komputer tempat File yang di-Sharing (komputer server) pada kolom Run yang muncul seperti di bawah ini lalu ketik OK. (Apabila belum mengetahui IP komputer server, pengguna bisa melihatnya pada komputer server dengan pilih Start, ketik Run, ketik cmd pada kolom Run, lalu OK. Setelah itu ketik ipconfig pada kolom C lalu Enter. IP komputer akan terlihat pada baris IPv4 Address)
8. Setelah itu ketik nama komputer server berikut passwordnya pada kolom Windows Security seperti di bawah ini lalu pilih OK
9. Maka akan terlihat Folder tempat File yang di-Sharing disimpan. File dapat diakses untuk dibuka/diedit dan kemudian disimpan sehingga bila diakses dari komputer lain, perubahan yang dilakukan sebelumnya juga terlihat bila dibuka/diedit dari komputer lain.
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan guru ikutilah pelatihan ” Membuat Web Pembelajaran Menggunakan WordPress” yang diselenggarakan oleh e-guru.id
Penulis : Erlin Yuliana
