Di era digital seperti sekarang ini sistem administrasi sebuah sekolah harus segera berpikir untuk melakukan perubahan, yakni perubahan digitalisasi dokumen sekolah. Saat ini sudah banyak aplikasi dan media yang mendukung hal tersebut. Dan kabar baiknya, semua itu bisa dilakukan dengan mudah dan gratis.
Seperti yang diketahui bahwa setiap sekolah pasti memiliki tumpukan dokumen yang sangat penting. Mulai dari data guru, data pembayaran siswa, data biaya operasional, dan lain sebagainya. Dalam manajemen sistem administrasi sekolah diperlukan keterbukaan dan juga kolaborasi antara satu pihak dengan pihak yang lainnya untuk menjaga asas akuntabel dan keterbukaan. Maka dengan sistem digital, semua itu akan lebih mudah dilakukan.
Digitalisasi dokumen sekolah juga dapat memberikan tawaran efisien waktu dan tempat. Sebagai orang yang berkecimpung dalam dunia pendidikan, Anda pasti tahu bahwa pada setiap sekolah biasanya menyediakan ruangan khusus atau paling tidak sebuah almari yang digunakan untuk menyimpan dokumen terkait administrasi sekolah tersebut.
Ruang-ruang penyimpanan secara fisik tersebut pastinya membutuhkan perawatan secara berkala agar dokumen yang tersimpan di dalamnya tidak mengalami kerusakan dan melindungi dari ancaman-ancaman lainnya. Belum lagi ketika harus mencari satu dokumen dalam tumpukan yang menjulang, hal tersebut terkadang sangat menyulitkan dan memakan banyak waktu.
Hal seperti itu tampaknya tak akan terjadi ketika dokumen sekolah mulai dipindahkan menjadi dalam bentuk digital. Sehingga dalam penyimpanannya tidak perlu lagi almari khusus. Dan ketika ingin mencarinya, tinggal menggunakan alat pencari yang dapat mencari secara otomatis.
Jika sekolah ingin melakukan proses digitalisasi dokumen sekolah sebenarnya caranya cukup mudah. Salah satu media atau wadah yang dapat digunakan untuk menyimpan berkas-berkas sekolah yang tak terhitung jumlahnya tersebut bisa disimpan lebih praktis secara online di Google Drive. Di media penyimpanan tersebut, Anda bisa menyimpan berkas hingga ukuran 15 gigabyte (GB) untuk versi gratisnya. Tentu saja Anda bisa meningkatkan jumlah kapasitas tersebut dengan biaya tertentu.
Mulai hari ini, digitalisasi dokumen sekolah sangat penting dilakukan untuk mengawali. Jika dapat tertata dengan baik, file digital tersebut akan lebih mudah dicari dan lebih mudah dalam pemanfaatannya. Ketika Anda memerlukan satu dokumen, misalnya, tidak perlu mencari dari tumpukan berkas yang berjibun. Namun tinggal mencari dengan alat yang sudah disediakan. .
Lalu bagaimana berkas-berkas terdahulu yang belum sempat dibuat dalam format digital?
Masalah tersebut juga bisa diatasi. Jika memungkinkan, berkas yang tercetak dalam bentuk fisik bisa mulai diubah menjadi berkas digital dengan cara melakukan pemindaian. Sementara itu, saat ini sudah banyak aplikasi di ponsel yang menyediakan aplikasi untuk masalah tersebut.
Nah, ketika seluruh dokumen sudah menjadi digital, semua dokumen akan jadi lebih praktis. Dokumen tersebut dapat dibagikan dengan rekan kerja dengan mudah, tidak perlu khawatir mengalami kerusakan, dan lain sebagainya.
Google Drive sendiri sebagai media penyimpanan relatif sangat aman dari serangan peretas atau ancaman virus. Hanya saja ketika dokumen sudah tersimpan secara digital, perlu mengingat detail login untuk akses ke dokumen-dokumen digital tersebut.
Kemampuan sekolah dalam melakukan terobosan seperti ini sangat penting. Sebab, berbagai bidang sudah menuju digitalisasi dan sektor pendidikan tak boleh tertinggal di bidang ini.
Info lebih lanjut terkait pelatihan di atas Anda dapat menghubungi kontak berikut ini:
